Olá!
-Mandei a folha para
contabilidade e esqueci de falar sobre... Vou ligar lá...
Depois de ligar na contabilidade,
-Agora vou mandar
novamente o e-mail já com a informação que faltava.
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Pensando nas pessoas que
trabalham na contabilidade...
Imagina se esta situação
acima ocorre com a maioria dos clientes que a contabilidade atende.
Imagina você trabalhando
na contabilidade e fazendo a folha de um determinado cliente e outro cliente
liga e mais outro e mais outro falando de algo que esqueceu ou que está errado
e assim vai...
Essa tarefa possui muitos
detalhes para olhar e precisa de muita atenção.
Dessa forma, como podemos contribuir para que este fluxo corra da melhor maneira possível tanto para a
empresa quanto para a contabilidade?
Penso que o caminho é
descobrir maneiras de ficar mais atento as informações, registrando os dados
com mais assertividade e procurando encaminhar somente um e-mail no mês
referente à folha.
Com isso, se evita excesso
de informação, confusões, atrasos, retrabalho e outros.
Afinal de contas, a
intenção é que a folha de pagamento venha o mais rápido possível para realizarmos
os pagamentos na data e sem correria.
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Um modelo de e-mail padrão
funciona como um lembrete para executar uma rotina com agilidade e foco nos
detalhes.
Seria interessante também,
como cada um trabalha de um jeito, verificar com a contabilidade como fica
melhor pra eles este e-mail, quais informações a mais em destaque ou a ordem
que monta o e-mail facilitaria o serviço.
Então, como aplicar:
Passos deste e-mail:
1- Informar a referência
da folha de pagamento encaminhada;
2- Destacar alterações na
folha para o mês de referência;
3- Relacionar todas as admissões
e demissões realizadas ao mês de referência.
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Segue o Modelo:
Assunto: Empresa – Folha – Ref. 03/2016
Bom Dia!
Segue folha referente ao
mês 03/2016 com as seguintes observações:
Atenciosamente,
Assinatura
Gerente de RH
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Considerações:
- Só precisa alterar as
informações em vermelho.
- Neste modelo coloquei
somente licença e mudança de função, mas como sabe, tem várias situações aleatórias
tais como: Férias, horas extras, faltas, inserir salário família, aumento de
salário (sem ser geral) e por aí vai.
-No corpo do e-mail é só
colar a parte da planilha com as movimentações em destaque para aquele mês.
-Mantenha esta planilha
(não é a folha) em uma aba só do Excel e durante o mês vá alimentando essas
informações caso ocorra. Dessa forma, na hora de mandar o e-mail é só colar e
está pronto.
Não espere o final do mês
para procurar essas alterações, é assim que acontece o esquecimento.
-Somente cole a parte da
planilha que tem informação registrada.
Ex: Se não tiver admissões
não cole esta parte.
-Finalize anexando a folha
de pagamento completa (preencher normalmente) ao e-mail.
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Facilidades:
Quando você mantém uma
tabela dessas de atenção para cada ponto que pode ocorrer de diferente e com as
informações que tem que coletar potencializa seu foco e colar a tabela é melhor
e mais rápido do que ficar escrevendo frases no e-mail.
Para conferir a folha da
contabilidade fica mais fácil também, é só abrir a tabela e verificar se estes
destaques estão inseridos na folha conforme mandou sem ficar procurando informações
em meio a um texto convencional de e-mail.
Ex: Houve uma mudança de
função do colaborador tal na data de xx/2016 do cargo de... para o cargo de...
O valor do salário também mudou para...
Viu? Imagina várias
explicações dessa no corpo do e-mail. Faça um teste com imagens de tabelas para
ver o que acontece? Verifique se fica mais rápido o seu entendimento, conferência
e depois me fale...
Outra facilidade é que se
alguém pedir relatório somente dessas movimentações ou você mesmo quiser uma
relação é só abrir e filtrar tranquilamente essa tabela no Excel.
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Essa postagem ficou longa,
mas acredito que valeu a pena.
Vamos juntos melhorar a
rotina? (risos)
Até mais,
~ Claudia Camargo ~
Gostou? Segue outros modelos disponíveis no blog:
Modelo
de E-mail Padrão RH - Agendar Entrevista
Modelo
de E-mail Padrão RH - Admissão - Contabilidade
Excelente modelo de email, é certamente uma contribuição muito interessante, agora posso criar minha conta em ... oi mail entrar dirt, e usar esse formato para enviar algo que eu preciso.
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