Reunião Tática Nº 1 – Temporizador de Tarefas: Uma maneira de dar conta de toda sua demanda de trabalho, sem tanta correria.

Imagem de Moritz320

Relatos (Anônimos):

 

-Trabalho como secretária em uma faculdade, nossa, é muita correria, tenho que dar conta de diversas tarefas relacionadas ao curso e em meio a isso também realizo atendimentos ao aluno, professores, coordenador do curso e a instituição de ensino.

Exemplo: Tenho um prazo para entregar as planilhas de notas de todos os semestres devidamente assinadas por todos os professores e coordenador na secretaria da instituição. Toda vez que tento focar nisso, aparece um atendimento urgente, uma coisa ou outra para fazer que tem que ser feito na hora.

São tantas tarefas com prazos acontecendo ao mesmo tempo em meio aos atendimentos diários. O que fazer para dar conta de tudo isso, sem essa correria toda?

 

 

-Sou RH, e o mesmo acontece comigo, demandas internas que precisam ser resolvidas ao longo do tempo porque tem prazos para cumprir, e ao mesmo tempo tem atendimentos diversos como: telefone, colaborador, diretor, contabilidade, as vezes advogado, alguma reunião (surpresa) e por aí vai... E quando chega o dia de entregar uma tarefa pendente (folha de pagamento, rescisão entre outros) é a maior correria. Quero arrumar um jeito de dar conta de todas as demandas sem tanto desgaste.

 

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A intenção dessa reunião tática é sugerir maneiras de executar ou de lidar com determinada tarefa ou demanda de trabalho e dessa forma contribuir para melhorar algum aspecto da sua rotina.

 

Temporizador de tarefas foi o nome que eu dei para esta técnica.

 

Esta técnica pode ser utilizada em cargos que tenham muitas funções para desempenhar.

 

Vamos lá!

 

1 – Relacione todas as funções que tem que desempenhar no seu cargo.

 

2 – Separa as funções em três blocos: As que ocupam muito tempo, médio e pouco tempo de execução.

 

3 – Verifique quanto tempo tem disponível para esta técnica todos os dias de trabalho.

 

Observação: Não ocupe todo o tempo de trabalho, deixe um tempo fora disso. 

Exemplo: 5 horas para a técnica e as outras 3 horas deixe livre.

 

4 – Distribua esse horário disponível para a técnica em pequenas porções de tempo considerando que elas levem muito, médio ou pouco tempo de execução.

 

Observação: Essa porção de tempo não é um tempo que você consiga resolver tudo a respeito disso. É um tempo escolhido para que você caminhe com isso, todos os dias, para que nada fique parado ou acumulado. Lembrando que se a atividade leva menos tempo distribua esse tempo de maneira proporcional ao tempo de execução.

 

Exemplo: Secretaria Acadêmica

 

Função:

 

1-    Certificados: 40 minutos

2-    Requerimentos: 20 minutos

3-    Lançamento de Notas e Frequência: 1 hora

 

E por aí vai...

 

Isso quer dizer que todos os dias ela vai realizar algo relacionado aquela função, se tem dez funções divida o tempo entre elas.

 

 Algumas Considerações:

 

-No decorrer da aplicação da técnica, talvez precise ajustar alguma porção de tempo, porque vai perceber que algo leva mais tempo ainda e outros menos tempo ou de repente alguma atividade é prioridade naquele período. Ajuste sempre que precisar.

 

-Deu a porção de tempo troque a atividade, mesmo que estiver bom de fazer a tarefa, as vezes é alguma tarefa que gosta e quer permanecer fazendo, mas não é esse o intuito. O propósito é fazer todas as atividades de maneira satisfatória, sem tender a fazer mais uma que outra ou acumular afazeres.

 

-Você vai perceber o efeito disso depois de alguns dias praticando.

 

-Quando a determinada função não tiver nada para fazer a respeito naquele dia. Faça a próxima.

 

-Ao meu ver colocar as porções de tempo é melhor do que colocar os horários. Quando coloca horário e acontece algo que te tira do foco, e você não cumpre, acaba que já desmotiva em continuar. Quando é porção de tempo, a qualquer momento do dia de trabalho poderá cumprir ainda esta etapa.

 

-Caso tenha um ou outro dia sem mexer nisso porque, de repente está realizando alguma atividade externa, sem problemas, no outro dia retorna e segue normalmente.

 

-Apareceu algum atendimento, olhe o tempo que parou a tarefa, atenda e depois continue.

 

-A sequência com que realiza as tarefas não é fixa, o importante aqui é seguir com elas, cada dia vai verificar que é melhor fazer uma determinada tarefa em tal momento porque é mais tranquilo e outra em momentos mais agitados, porque dá de parar sem problemas. A técnica é adaptável e flexível, você é quem conduz.

  

Minha Experiência com a Técnica:

 

 -Já usei várias vezes e gostei muito do resultado, quando alguém vinha me perguntar a respeito de algo eu sabia responder na hora como estava o andamento daquilo.

 

-Depois de uma semana tudo ficou melhor, mais produtivo.

 

-Os documentos que eu recebia todos os dias não acumulavam mais para guardar porque eu sempre tinha um tempinho para aquilo nem que seja 10 minutos.

 

-Essa técnica pode ser aplicada em tudo, até em casa. Usei também para organizar inclusive eventos, dessa forma consegue pensar em tudo. Foca nas suas atribuições como um todo.

 

-Depois de um período começou a sobrar tempo.

 

-Evita de procrastinar alguma tarefa trabalhosa, porque como faz de pouco em pouco, não vê nem a hora que finaliza tudo.

 

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 Com a prática, vai ver como sua rotina vai ficar mais leve.

 

  

 

Até mais,

 

~ Claudia Camargo ~

Relatos Nº 3 – Quer Crescer Profissionalmente, mas não está conseguindo?

    Imagem de Engin Akyurt

Relatos (Anônimos):

-Trabalho a anos nessa loja de roupas no shopping como vendedor. Na maioria das vezes bato a minha meta mensal de vendas, geralmente sou eu que treino algum vendedor novo e sei tudo a respeito do operacional da loja.

Tenho vários clientes que só compram comigo. No entanto a loja já trocou de gerente uma vez, já abriu outra filial na cidade e já até escolheram vendedores para substituir o gerente em alguma licença.

Em nenhum momento lembraram de mim para alguma promoção. Quero muito ser gerente e cumpro com o meu papel muito bem.

Durante todo esse tempo, vi colegas de trabalho com menos tempo de empresa sendo promovidos. O que acontece? O que está faltando pra mim?

-Sou supervisora financeira e trabalho a mais de sete anos nessa empresa.

Eu me formei em administração e percebendo que a empresa estava crescendo e não tinha um RH, fiz uma pós-graduação em Gestão de Pessoas.

Por várias vezes dei a entender que gostaria de ser o RH da empresa, no entanto contrataram um RH, sendo que eu estava ali, apta e querendo muito isso.

Depois de um ano esse RH pediu para sair e indicou para o cargo alguém do financeiro que não tinha nem cinco meses de empresa. Essa pessoa ficou durante um tempo também e preferiu sair e o cargo volto a ser da diretora.

 E eu me sentia estacionada... Mudei de tática, talvez ser a gerente do financeiro, percebi que eles estavam procurando e eu entendia tudo ali, pensei agora vai... E o que acontece?

Colocaram uma pessoa que eu ensinei no financeiro e ela era conhecida do dono, depois de um tempo precisou sair da empresa e a outra diretora assumiu o cargo. Resultado: Continuo como supervisora financeira, como vou crescer aqui?

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Repare que nos dois casos tinha a vaga, porém a empresa optou por fazer outras escolhas. É claro que do ponto de vista da empresa tem os motivos que justificam essas escolhas.

Porém, neste texto vou explorar o ponto de vista do colaborador, e partir desta perspectiva.

Às vezes você estudou, se formou, fez pós, fez curso aleatórios e todo esse conhecimento está guardado em você, esperando uma oportunidade para ser praticado ou trabalha a anos numa determinada função, sabe que precisa seguir adiante, mas por algum motivo permanece estacionado.

Passa um, dois, três... dez anos e nada acontece, talvez não esteja atento a isso. Claro que permanecer no mesmo cargo por anos traz um certo crescimento em experiência, saberá tudo e muito mais a respeito da função, porém, cada função tem uma faixa salarial, não tem como fugir disso.

Você também pode pensar em procurar outro emprego numa função melhor, neste caso, esbarra no fato que o que vai conta é a função que está registrado na carteira.

Exemplo: Não adianta passar 10 anos como frentista e achar que vai encontrar um trabalho de caixa, chefe de pista ou auxiliar de gerente que são as funções seguintes a essa.

Caso procure, será muito atrativo o seu tempo de experiência na função e provavelmente será chamado novamente, mas para a mesma função em outra empresa. E isso é trocar seis por meia dúzia, a não ser que a remuneração ou as condições de trabalho sejam melhores. Portanto, se isso está ocorrendo com você o que fazer?

Observe o seguinte relato (anônimo):

-Eu trabalhei dez meses de frentista e oito anos como caixa de posto e durante esse período desejava subir de cargo e trabalhar no escritório central como auxiliar financeiro.

Trabalhava bem, os gerentes que passaram por lá me elogiavam no trabalho. Comecei a estudar e me formei em administração, depois falei para o gerente desse meu desejo, ele disse que iria enviar o meu currículo para a central para verificar essa possibilidade. E nisso o tempo passava, trocava de gerente, falavam a mesma coisa pra mim e nada.

Eu achava que talvez não tinha vaga ou que por algum motivo eu não teria o perfil, e assim foi por anos.

Até que um dia pensei, e se eu mandar o currículo direto para o escritório falando a meu respeito...

Foi o que fiz, peguei o e-mail do Rh da empresa e enviei o meu currículo, e no e-mail disse que trabalhava a tanto tempo na filial tal, minha formação e disse que tinha habilidade com planilhas do Excel e que gostaria muito de participar de seleção para o cargo de auxiliar financeiro. E não é que depois de um tempo (pouco) me retornaram pedindo para ir ao escritório conversar. Passei por todas as etapas e fui promovido a auxiliar financeiro da empresa.

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Pode seguir esse exemplo, mandar um e-mail para o RH da empresa onde trabalha expondo as suas qualificações atuais e expondo a sua pretensão em participar de processos seletivos para determinada função. E neste caso, seja coerente, procure saber antes o que precisa para se candidatar a este cargo e veja o que precisa fazer para se adequar ao perfil, esteja o mais alinhado possível.

Exemplo: Em determinada empresa, para ser auxiliar financeiro precisa ser formado ou estar cursando administração ou áreas afins e você não possui graduação. Neste caso, nem adianta mandar o e-mail. Primeiro entra para a faculdade, passe um tempo estudando e depois envie o e-mail.

Até aqui tudo bem, é uma hipótese, pode ser que dê certo. Vamos mais além?

Uma vez, fiquei muito surpresa com uma atitude...

Tinha que enviar alguns documentos pela primeira vez para o advogado da empresa e perguntei para a diretora:

-Para qual advogado eu envio?

Ela disse:

-Manda para aquele que trabalhava aqui no financeiro (falou o nome).

Enviei tudo, falei com ele por telefone e tudo ok. Depois perguntei para a diretora como assim o advogado da empresa trabalhava aqui no financeiro???

Ela me explicou, disse que ele enquanto trabalhava na empresa como auxiliar financeiro, também fazia faculdade de direito e depois começou a oferecer seu trabalho para pequenas demandas relacionadas ao jurídico.

Ganhou confiança, provavelmente começou a oferecer isso também para outras empresas e quando menos esperava, ele pediu conta para atuar em seu escritório próprio.

Como eu não trabalhava lá na época dele, não sei dizer exatamente como ele fez, se começou em casa e depois abriu um escritório. Enfim, esses são detalhes.

O que eu quero mostrar é a atitude dele, ele tinha um escritório bonito e confortável (sei porque o motorista da empresa que levava os documentos lá, falava isso).  Inclusive os próprios colaboradores da empresa quando tinham alguma demanda pessoal nesta área, procuravam ele, era a primeira pessoa que pensavam para entregar o caso.

Pode ser que você seja de contábeis, marketing, RH, direito, TI ou qualquer outra área que dê para fazer isso.

Estude pequenas demandas e seus valores para oferecer, relacione o contato de todas as microempresas que conseguir na sua região que talvez precise desse tipo de serviço e depois mande um e-mail interessante com todas as informações referentes a esse trabalho.

Enfim, é mais uma ideia. Falo de oferecer para microempresas, porque algumas delas costumam não contratar determinados serviços por causa do custo, porém precisam do serviço e acabam fazendo de uma forma mais amadora.

Exemplo: Tem microempresas que não fazem nada relacionado ao marketing, porque na cabeça deles custa caro. Pode oferecer um pacote simples de serviço por um preço bem mais acessível.

E por fim, você não é obrigado a ficar limitado...

Cuide do seu crescimento sempre, todos merecem crescer profissionalmente e não dá de ficar dependendo somente da sorte de encontrar alguém disposto a te dar essa chance.

Pegue o que você tem de melhor e analise como pode oferecer isso ao mercado e de que forma, depois viabilize.

No caso do vendedor de roupas (relato), dá dele focar em um determinado tipo de peça e montar uma página disso na rede social que funcionaria como uma loja e assim administraria tudo isso.

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Exemplo: Camisetas para homens, se preferir pode ser só de marca.

Detalhe: A maioria dos homens não gostam de ir em lojas comprar, se tiver alguém que eles conheçam que venda o produto que eles querem de maneira satisfatória eles preferem...

No caso da supervisora financeira (relato) que queria atuar como RH, talvez oferecer o serviço de recrutamento e seleção para microempresas ou qualquer outra atividade de dentro da gestão de pessoas no qual ela considere que o mercado precise e ela queira atuar.

Acredito que o caminho para crescer profissionalmente é tirar esses limites imaginários, deixar a imaginação fluir, ampliar a sua visão em relação ao lado profissional e agir...

Vai confiante, que você conquista.

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Até mais,

~ Claudia Camargo ~

Gostou? Segue outros Relatos disponíveis no blog:

 

 Relatos Nº 1 – Refém do Mercado de Trabalho

 

Relatos Nº 2 – Encontrar um negócio no qual se identifique

Relatos Nº 4 – Está sem perspectiva de futuro?

 

Relatos Nº 2 – Encontrar um negócio no qual se identifique

Imagem de William Iven

Relatos (Anônimos):

-Eu não sei o que faz meu coração cantar...

-Eu não gosto de nada, não sei o que acontece...

Faço as coisas só porque tenho que fazer mesmo.

Será que tem algum problema comigo?

-Eu já trabalhei em vários tipos de negócios...

Empolgo com um e depois vejo que não é esse que gosto, tento outra coisa e por aí vai...

Quero encontrar algo no qual eu realmente me identifique.

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Eu lembrei agora de uma pessoa do meu convívio que trabalha em um banco como assistente financeiro, e sonha em um dia se tornar empresária. Mas a pergunta era em que?

Sendo assim, buscava algo que ela a princípio gostava, se aprofundava no assunto e começava a empreender para ter uma renda extra. Realizou várias atividades (cada uma de uma vez):

1-    Geladinho Gourmet;

2-    Brigadeiro Gourmet;

3-    Cupcake;

4-    Venda de creme facial para rejuvenescimento;

5-    Venda de Lingerie;

6-    Fabricar e vender Ovos de Páscoa;

7-    Bolos Caseiros (Treinou, sondou o mercado, mas nem chegou a oferecer ainda);

8-    Bolos Confeitados (Treinou, sondou o mercado, mas nem chegou a oferecer ainda);

9-    Caixinha de MDF decorada;

10-  Afiliação de produto digital;

11-  Venda de Kits para decoração de festa infantil (Treinou, sondou o mercado, mas nem chegou a oferecer ainda);

12-  Aluguel de móveis para festas (mesa principal, apoios e alguns objetos de decoração). Nem chegou a oferecer ainda;

13- Montagem e venda de kits para presentes

Não me recordo se foi necessariamente nesta ordem, mas foi mais ou menos assim...

A cada negócio que ela fazia, passava por um processo de descoberta, empolgação, investimento, divulgação, venda, trabalho, alguns obstáculos, desencanto, pausa ou desistência.

Ela costuma dizer assim:

-Estou me descobrindo, cada passo que eu dou é importante, eu aprendi e continuo aprendendo a cada dia e a cada negócio que eu faço...

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Já o meu processo de descoberta foi mais decisivo.

Lembro de quando eu era criança, deveria ter entre 7 a 8 anos e minha mãe tinha uns livros guardados.

Fui mexer e encontrei um livro pequeno e fino do curso de administração de empresas, até tirei foto dele, é esse da imagem...

Algo me chamou a atenção nele, comecei a folhear e a cada tema a respeito de como gerenciar determinada área da empresa me deixava super interessada e empolgada.

Imagina, com essa idade e com esse livro pra cima e pra baixo dentro de casa. Comecei a brincar de escritório por causa dos ensinamentos desse livro.

Quando eu fui para a faculdade, não pensava em outra coisa a não ser administração de empresas e me formei nisso.

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Enfim, tudo isso que te contei é para mostrar que cada processo de descoberta é único. Quando identificamos o trabalho ou o tipo de negócio que nos satisfaz e começamos a trilhar esse caminho, ficamos mais felizes e tudo flui melhor na nossa vida.

Um Norte

Para quem está trabalhando:

Mesmo que esteja satisfeito com a atividade que realiza, procure trabalhar outros talentos que há dentro de você, conhecer e explorar isso, se possível abrir, ampliar seu caminho empreendendo nessa nova área agora.

Dessa forma terá um respaldo financeiro caso aconteça algo com essa atividade principal que exerce. Hoje tem tantos caminhos disponíveis por causa do mundo digital. Não fique dependente somente de uma atividade, isso é muito arriscado tanto para você quanto para a sua família.

Essa atitude promove seu crescimento e constrói novos caminhos.

Talvez você não queira empreender por algum motivo, então olhe do lado, observe se tem alguém do seu convívio com alguma ideia de negócio simples e interessante, mas que não sai do papel por falta de investimento e você tem como ajudar. Pode oferecer ajuda e virar sócio, e isso ´já se torna uma segunda renda.

Para quem está desempregado:

Caso tenha acabado de perder o emprego, calma, sempre tem um caminho...

Só precisa refletir por um tempo e agir rápido porque não sabemos ao certo quando essa crise gerada pela pandemia vai acabar.

Pense em algumas ideias simples para investir, escolhe uma e vai...

Neste caso, não dá de ficar só procurando um próximo emprego, se tem duas possíveis saídas, por que seguir só com uma?

Você pode e deve trilhar os dois caminhos. Poderá se surpreender com os resultados.

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Caso esteja desempregado a mais tempo e você não está vendo saída...

Eu sei que nessa fase tudo fica mais complicado mesmo, por isso é tão importante as pessoas que estão trabalhando, ter essa atenção de procurar e construir novas fontes de renda o quanto antes.

Voltando aqui no tópico, além de fazer o convencional de buscar emprego, procure também ideias de negócios que possa desenvolver principalmente na internet porque é mais fácil de realizar e alcança muito mais pessoas.

Caso tenha capital próprio ainda para investir ou de repente (auxilio emergencial, FGTS Emergencial, PIS) para receber e vai sobrar algo que dê para iniciar, não pensaria duas vezes.

De repente alguém da sua família trabalha e vai receber algum valor do tipo citado acima ou acabou de sair do emprego e vai receber o valor da rescisão e você tem a ideia, chama para conversar e faz a proposta. Quem sabe?

As vezes a pessoa tem o dinheiro, mas não tem a ideia.

Pode até mesmo ser algo temporário...

Exemplo: Criar algo específico para vender e entregar no dia dos pais ou em outra data comemorativa do calendário. Enfim, estude e observe as possibilidades.

Reflexão: Mandala de Valores

Os valores determinam seu comportamento.

Atividade - Em relação ao seu lado profissional:

Faça como na imagem:

1-    Escreva no círculo central o que você mais valoriza numa atividade profissional;

2-    Escreva nos demais círculos outros valores que são importantes para você;

3-    Depois, escolha um dos cinco círculos do entorno para excluir.

-Pronto, a sua mandala de valores está construída e mostra exatamente o seu comportamento em relação ao lado profissional.

-Análise: Lembre-se das empresas nas quais trabalhou e que ficou menos tempo.

Verifique se essas empresas se alinhavam aos seus valores, principalmente o central.

-Para que você se identifique com algum tipo de negócio ou atividade profissional, essa atividade deverá atender a sua mandala de valores.

Quanto mais alinhado essa atividade estiver com a sua mandala, mais feliz estará no trabalho.

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

Gostou? Segue outros Relatos disponíveis no blog:

 

 Relatos Nº 1 – Refém do Mercado de Trabalho

Relatos Nº 3 – Quer Crescer Profissionalmente, mas não está conseguindo?

 

Relatos Nº 4 – Está sem perspectiva de futuro?

 

Relatos Nº 1 – Refém do Mercado de Trabalho

Relatos (Anônimos):

-Estou me sentindo refém do mercado de trabalho, parece que toda a minha experiência e trajetória profissional, hoje já não valem nada...

- Mandei o meu currículo para várias empresas e olha que não foram poucas não...  Relacionei vários contatos de empresas nas quais gostaria de trabalhar, foram mais de 100 (parei de contar), mandei e-mail para todas me apresentando e a única coisa que recebi, foram mensagens automáticas... me candidatar a vagas anunciadas então, até perdi as contas... 

E o mais surpreendente: Mesmo com o currículo dentro do perfil, cadê a ligação para marcar uma entrevista? Nenhuma...

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São muitas as histórias de pessoas que estão passando por isso nesse momento, ainda mais após a Pandemia.

Talvez você esteja pensando: E tem solução?

Eu te digo que sim, existe uma maneira de mudar tudo, um caminho nada convencional, algo inusitado, até mesmo surpreendente de virar esse jogo...

Mas antes disso, você precisa entender que:

1-    Você é dotado de capacidades que neste momento estão aprisionadas, dependentes do mercado de trabalho e isso é ruim.

2-    Você não é o que você está vendo hoje...

Você tem um Potencial (talento não utilizado) que precisa ser descoberto e liberado.

3-    Esse é o melhor momento para construir o seu crescimento...

Em meio a crise, as pessoas estão dispostas e com tempo para aprender algo novo, algo com o qual ela consiga resolver os seus problemas, alcançar melhores resultados.

Exemplo:

De um lado – RH 1- Está desempregado e tem bastante habilidade com determinado sistema de gestão de RH.

De outro lado – RH 2- Está trabalhando e tem dificuldades para lidar com o mesmo sistema de gestão de RH.

E se o RH 1 resolvesse montar um curso explicando tudo sobre esse sistema de gestão na prática,

E se o RH 1 fizesse isso digitalmente,

E se o RH 1 divulgasse isso na internet,

E se o RH 1 disponibilizasse isso numa plataforma de vendas específica para cursos.

O que aconteceria? Consegue imaginar?

Vamos lá!

Quantos RH 2 será que tem na sua cidade, no seu estado no Brasil?

E não precisa ser só da parte técnica, pode ser relacionado a qualquer assunto, relacionado a qualquer profissão.

Talvez em sua experiência, desenvolveu algum método que trouxe muito resultado e facilitou para você, para o setor, para a empresa...

E só você sabe fazer isso.

Olha que inovador!

Sugestão: Pesquise e estude um jeito de expor esse método digitalmente.

E aí, disposto a virar esse jogo?

Vou encerrar com uma frase que considero muito reveladora:

“Estamos todos presos em prisões que não existem, enclausurados em jaulas trancadas a trinco, mas com a chave nas mãos. ”

Miss Oliver

Abra essa porta (Limites) que a vida te chama lá fora...

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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