Relatos (Anônimos):
-Trabalho como secretária em
uma faculdade, nossa, é muita correria, tenho que dar conta de
diversas tarefas relacionadas ao curso e em meio a isso também realizo atendimentos
ao aluno, professores, coordenador do curso e a instituição de ensino.
Exemplo: Tenho um prazo para entregar as planilhas de
notas de todos os semestres devidamente assinadas por todos os professores e
coordenador na secretaria da instituição. Toda vez que tento focar nisso,
aparece um atendimento urgente, uma coisa ou outra para fazer que tem que ser
feito na hora.
São tantas tarefas com prazos
acontecendo ao mesmo tempo em meio aos atendimentos diários. O que fazer para
dar conta de tudo isso, sem essa correria toda?
-Sou RH, e o mesmo acontece comigo,
demandas internas que precisam ser resolvidas ao longo do tempo porque tem
prazos para cumprir, e ao mesmo tempo tem atendimentos diversos como: telefone,
colaborador, diretor, contabilidade, as vezes advogado, alguma reunião
(surpresa) e por aí vai... E quando chega o dia de entregar uma tarefa pendente
(folha de pagamento, rescisão entre outros) é a maior correria. Quero arrumar
um jeito de dar conta de todas as demandas sem tanto desgaste.
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A intenção dessa reunião tática
é sugerir maneiras de executar ou de lidar com determinada tarefa ou demanda de
trabalho e dessa forma contribuir para melhorar algum aspecto da sua rotina.
Temporizador de tarefas foi o
nome que eu dei para esta técnica.
Esta técnica pode ser
utilizada em cargos que tenham muitas funções para desempenhar.
Vamos lá!
1 – Relacione todas as funções
que tem que desempenhar no seu cargo.
2 – Separa as funções em três
blocos: As que ocupam muito tempo, médio e pouco tempo de execução.
3 – Verifique quanto tempo
tem disponível
para esta técnica todos os dias de trabalho.
Observação: Não ocupe todo o tempo de trabalho, deixe um tempo fora disso.
Exemplo: 5 horas para a técnica e as outras 3 horas deixe
livre.
4 – Distribua esse horário
disponível para a técnica em pequenas porções de tempo considerando que elas
levem muito, médio ou pouco tempo de execução.
Observação: Essa porção de tempo não é um tempo que
você consiga resolver tudo a respeito disso. É um tempo escolhido para que você
caminhe com isso, todos os dias, para que nada fique parado ou acumulado.
Lembrando que se a atividade leva menos tempo distribua esse tempo de maneira
proporcional ao tempo de execução.
Exemplo: Secretaria Acadêmica
Função:
1-
Certificados: 40 minutos
2-
Requerimentos: 20 minutos
3-
Lançamento de Notas e Frequência: 1 hora
E por aí vai...
Isso quer dizer que todos os
dias ela vai realizar algo relacionado aquela função, se tem dez funções divida
o tempo entre elas.
Algumas Considerações:
-No decorrer da aplicação da
técnica, talvez precise ajustar alguma porção de tempo, porque vai perceber que
algo leva mais tempo ainda e outros menos tempo ou de repente alguma atividade
é prioridade naquele período. Ajuste sempre que precisar.
-Deu a porção de tempo troque
a atividade, mesmo que estiver bom de fazer a tarefa, as vezes é alguma tarefa que
gosta e quer permanecer fazendo, mas não é esse o intuito. O propósito é fazer
todas as atividades de maneira satisfatória, sem tender a fazer mais uma que
outra ou acumular afazeres.
-Você vai perceber o efeito
disso depois de alguns dias praticando.
-Quando a determinada função
não tiver nada para fazer a respeito naquele dia. Faça a próxima.
-Ao meu ver colocar as porções
de tempo é melhor do que colocar os horários. Quando coloca horário e acontece
algo que te tira do foco, e você não cumpre, acaba que já desmotiva em
continuar. Quando é porção de tempo, a qualquer momento do dia de trabalho
poderá cumprir ainda esta etapa.
-Caso tenha um ou outro dia
sem mexer nisso porque, de repente está realizando alguma atividade externa,
sem problemas, no outro dia retorna e segue normalmente.
-Apareceu algum atendimento,
olhe o tempo que parou a tarefa, atenda e depois continue.
-A sequência com que realiza
as tarefas não é fixa, o importante aqui é seguir com elas, cada dia vai
verificar que é melhor fazer uma determinada tarefa em tal momento porque é
mais tranquilo e outra em momentos mais agitados, porque dá de parar sem problemas.
A técnica é adaptável e flexível, você é quem conduz.
Minha Experiência com a Técnica:
-Já usei várias vezes e gostei muito do resultado, quando alguém vinha me perguntar a respeito de algo eu sabia responder na hora como estava o andamento daquilo.
-Depois de uma semana tudo
ficou melhor, mais produtivo.
-Os documentos que eu recebia
todos os dias não acumulavam mais para guardar porque eu sempre tinha um
tempinho para aquilo nem que seja 10 minutos.
-Essa técnica pode ser
aplicada em tudo, até em casa. Usei também para organizar inclusive eventos,
dessa forma consegue pensar em tudo. Foca nas suas atribuições como um todo.
-Depois de um período começou
a sobrar tempo.
-Evita de procrastinar alguma
tarefa trabalhosa, porque como faz de pouco em pouco, não vê nem a hora que
finaliza tudo.
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Com a prática, vai ver como sua rotina vai
ficar mais leve.
Até
mais,
~
Claudia Camargo ~
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