Informações – Acolhida Novo Colaborador – Conversa com o RH

Na maioria das vezes o colaborador entra e após apresentação já vai direto para o local onde vai atuar e aos poucos vai descobrindo como tudo funciona.

Podemos acelerar esta etapa de adaptação fornecendo informações numa simples conversa informal.

Ah! Se entrar mais de um no mesmo dia e talvez só mude nas tarefas e equipe converse com os dois juntos. Agora, se for diferenciar muito, como é o caso de líder, por exemplo, é melhor ter essa conversa separadamente.

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Aplicação:

Primeiro dia de trabalho do colaborador e a minha sugestão para acolhida é chamá-lo para uma conversa antes que se faça qualquer outra coisa.

E o que falar neste primeiro momento?

Obs: Este quadro lembrete é só um modelo. Terá que adaptá-lo a realidade da  empresa em que atua.

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Gosto bastante desta primeira conversa, porque gera acolhimento e já esclarece as principais dúvidas que a pessoa tem quando inicia o trabalho na empresa.

Após essa etapa que dura de 30 a 40 minutos aproximadamente, é o momento de mostrar toda a empresa, fazer o “Tour” como dizem... (Risos)

Ao final apresente o setor onde esta pessoa ficará e encaminhe para quem vai orientá-la nas tarefas.

Pronto, todos receberão a mesma informação com toda atenção e acolhida necessária para se sentir mais à vontade no ambiente de trabalho.

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

Informações – Montar a História da Empresa

Situações 

Candidato 1- Essa empresa tem quanto tempo de mercado?

Candidato 2- Vocês sempre atuaram neste endereço?

Candidato 3- Que tipo de produto vocês vendem?

Candidato 4- Que tipo de clientes vocês atendem?

Candidato 5- São quantas filiais? Em quais regiões do Brasil a empresa atua?

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Importância:

Poderá ouvir perguntas como estas nas entrevistas ou quando receber um colaborador novo.

Saber informar esses dados ao candidato quando se é perguntado passa mais segurança e confiança na empresa.

Por isso seria interessante montar essa história, caso não tenha nenhum dado, pesquise em arquivos, pergunte aos diretores e colaboradores mais antigos.

Uma vez elaborado, este material poderá ser usado para consultas e nas integrações de novos colaboradores.

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Aplicação:

Segue sugestão de alguns dados para começar sua pesquisa:

Obs: Avalie, porque dependendo da empresa alguns dados não serão relevantes.

-Data de Fundação:

-Fundador:

-Motivação para abrir a empresa:

-Local de Origem:

-Diretores:

-Ramo de Atividade:

-Filiais:

-Regiões que a empresa atua:

-Tipo de cliente que atendem:

-Principais Fornecedores:

-Principais Produtos:

-Prêmios que a empresa recebeu:

Algumas ideias de formato:

-Ficha

-Texto

-Catálogo com fotos

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Ah, e não para por aí, atualize a cada evento novo e importante que surgir na história da empresa.

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

Bate - Papo - RH – Postura – Expressão

Algumas Frases 

-Larga tudo ai e vem aqui na minha sala agora;

-Me disseram que você...

-Fulano falou que você...

-Já fez o que mandei?

-Vocês estão aqui pra quê?

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Considerações:

A expressão é formada por palavras, gestos, entonação, voz e fisionomia utilizadas em uma determinada comunicação.

Resumindo expressão é a maneira como se fala.

O que vai conseguir resolver com:

-Palavras de imposição;

-Apontar o dedo para o outro enquanto fala;

-Tom de voz agressivo;

-Deixar a entender que todos estão falando a respeito; (sem necessidade)

-Envolver nome de terceiros; (sem necessidade)

E tantos outros...

Se a intenção é resolver, prestar atenção em como está se expressando e corrigir os excessos é o que vai contribuir para que a conversa fique mais assertiva.

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Reflexão:

-Pensa numa pessoa com raiva falando com alguém, como é a expressão dela?

 -Como você se expressa em momentos mais estressantes?

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O caminho para se expressar cada vez melhor principalmente em momentos mais tensos é respirar fundo e se perguntar se é dessa maneira que vai conseguir resolver a questão. Então, amenize...

Algumas conseqüências que podem surgir caso não se atente a maneira como fala:

-Agravar uma demissão simples de um colaborador gerando processos para a empresa.

-Rompimento de contrato com fornecedores, clientes ou prestadores de serviço.

-Perder o respeito da equipe.

-Travar algumas relações de trabalho.

Acredito que ninguém quer isso...

Portanto observe e reflita o que deve ser ajustado na maneira de falar para conduzir atividades obtendo melhores resultados.

Fique de olho em como está se expressando...

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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Bate – Papo – RH – Postura - Discrição

Bate – Papo – RH – Postura – Confiança

Bate – Papo – RH – Postura - Observação

Bate – Papo – RH – Postura - Abertura

Bate – Papo – RH – Postura - Ponderação

Bate – Papo – RH – Postura - Proatividade

Bate - Papo - RH – Postura – Proatividade

Bate - Papo - RH – Postura – Proatividade

Situações 

-Quantos colaboradores trabalham aqui?

RH com mais de três anos na empresa diz: Peraí, é..., deixa eu pensar, tantos no setor tal, tantos em tal, mais os daqui então somando é... Tantos, acho que é isso. Ah não, falta é...

  

-Vou precisar da lista de filiais da empresa com os telefones...

Gerente diz: Eu não tenho, é porque eu já decorei, está tudo na minha cabeça. Faz assim, eu vou lembrando e falando para você anotar em um papel. Hum, tem alguns números que eu só sei quando eu menciono que vou ligar peraí...

RH: -Eu já entreguei todas as carteiras de trabalho que estavam aqui para atualizar

Passado alguns dias, o colaborador liga perguntando cadê a carteira dele, o Rh diz que já o entregou e ele diz que não recebeu nada.

Então o RH refleti, como vou comprovar que ele pegou a carteira se ele não assinou nada.

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Considerações:

E se as situações descritas fossem diferentes:

-Tenho um relatório mensal de quantidade de colaboradores que atualizo a cada movimento de admissão e demissão.

-Tenho uma lista das filiais com os telefones e quando acontece alguma mudança eu atualizo e mando para todos no e-mail.

-Fiz um protocolo de atualização das carteiras de trabalho para o colaborador assinar e depois é só colocar na pasta. Além disso, elaborei uma planilha simples onde coloco: Data, nome, alteração, observação e entrega. Dessa forma consigo puxar um relatório de tudo o que eu fiz sem ter que ficar manuseando o arquivo caso alguém pergunte.

A proatividade traz ganhos para a equipe...

Essa postura de se antecipar aos eventos e otimizar passa segurança e confiança no trabalho.

A pessoa proativa está sempre melhorando os ambientes, processos, tarefas e outros por onde passa.

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Reflexão:

Trabalha com alguém proativo na equipe? Em relação a proatividade o que essa pessoa faz de diferente que agrega valor ao trabalho?

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É muito agradável trabalhar com alguém proativo na equipe.

Lembrei de uma secretária que quando o coordenador pensava em pedir algo, ela o surpreendia:

-Reparei que esses processos estavam sobre a bancada, então depois que digitei os documentos fiz uma planilha com todos os processos que tem aqui e o andamento. Deixei sobre a mesa para consulta.

O coordenador só a elogiava para todos.

E lançou tendência também porque as outras secretárias começaram a seguir o exemplo.

Muito bom o trabalho dela! Ótimas lembranças...

Uma pitada de proatividade, quem não gosta?

Caso já pratique a proatividade, parabéns!

Se não, experimente inserir essa postura no trabalho e observe os benefícios que isso provoca.

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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Bate – Papo – RH – Postura - Discrição

Bate – Papo – RH – Postura – Confiança

Bate – Papo – RH – Postura - Observação

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Bate – Papo – RH – Postura - Ponderação

Bate – Papo – RH – Postura - Expressão

Bate - Papo - RH – Postura - Ponderação

Situações 

-A gerente geral interrompe o trabalho e chama a equipe na sua sala para uma reunião inesperada e se exalta ao falar do que soube da equipe.

Disse: Acabaram de me contar, isso é verdade?

A equipe disse que não e deram as devidas explicações.

-Gerente de vendas de um escritório volta de férias e faz uma reunião com a equipe.

Pergunta de maneira brusca: Como vocês me explicam isso? Já tem uns meses que o escritório está vendendo pouco e quando eu resolvo sair de férias e ficam sem líder, vendem muito mais superando a meta... Como que eu explico isso para o meu superior?

  

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Definição:

Fonte: www.significados.com.br

Ponderar é agir com reflexão, com prudência, com bom senso, com juízo, com relevância. Ponderar é equacionar sobre uma determinada situação, é fazer uma avaliação, é tentar encontrar uma solução.

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Reflexão:

Como costuma agir quando recebe reclamação sobre um colaborador ou a equipe?

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Pondere antes...

-Verifique de outras maneiras se é verdade;

(neste momento não fale ainda, acalme-se)

-Enquanto isso reflita;

-Use o bom senso para saber se é o momento adequado ou se o que vai falar é coerente;

-Avalie e encontre a melhor maneira de expor e solucionar a questão com a equipe.

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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Bate – Papo – RH – Postura- Discrição

Bate – Papo – RH – Postura– Confiança

Bate – Papo – RH – Postura- Observação

Bate – Papo – RH – Postura- Abertura

Bate – Papo – RH – Postura- Proatividade

Bate – Papo – RH – Postura- Expressão

Bate - Papo - RH – Postura - Abertura

Situações e Relatos

-Todos sabem do fato menos o líder.

-Eu até gostaria de falar pra ela o que está acontecendo, mas ela vive sem tempo, resolvendo uma coisa aqui outra ali ou em reuniões...

-De um lado: Por que eles não vem falar pra mim? Agora como vou resolver?

De outro lado: Hum, se eu falar ele vai estourar, melhor não.

-Um auxiliar administrativo descobriu em meio a sua rotina de conferências alguns documentos ilícitos conduzidos pelo supervisor. Tentou falar para o superior dele (gerente), mas observou que os dois (supervisor e gerente) são amigos de longa data e com receio achou melhor não falar.

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Importância:

Muitas questões poderiam ser evitadas ou resolvidas antes de virar problemas maiores.

O que você prefere?

-Prefere manter um distanciamento total da equipe e talvez conviver com vários pontos cegos na gestão, porque as pessoas não se sentem a vontade em aproximar e te falar mesmo quando você pergunta?

Ou

Conduzir a gestão mantendo a aproximação necessária para fluir melhor com as decisões e ser mais assertivo?

E como criar essa aproximação?

-Dê abertura.

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Reflexão:

-Deixa a equipe a vontade para comunicar alguma situação preocupante com você?

-Procura se aproximar da equipe em algum momento?

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O ideal é manter o equilíbrio entre abertura e distanciamento.

Abertura para conhecer, melhorar e solucionar o mais rápido possível os problemas e distanciamento para se ter uma visão mais ampla e sem influências.

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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Situações

-Equipe de vendas tem o costume de reportar suas dificuldades ao líder de outro setor, mas a empresa possui supervisor de vendas e ele não é avisado. 

-Vendedor externo que só fica dentro do escritório vende mais do que os vendedores que saem para visitar os clientes.

-Quebras de caixa acontecem com freqüência em cada filial onde determinado gerente atua.

-Um supervisor disse que quando um colaborador entrou durante a experiência estava tudo bem, estava comprometido e atuante, mas após este período essa pessoa se transformou, não realiza mais as atividades como deveria. (setor com alta rotatividade).

-Uma equipe de secretárias contratadas para atender sete coordenadores. Seis deles estão satisfeitos e são atendidos prontamente e o sétimo reclama que precisa cobrar as secretárias para que as tarefas que ele solicita sejam realizadas.

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Importância:

O profissional de RH costuma receber informações internas de todos os tipos.

Como a ação é realizada de acordo com as informações que se tem é primordial ampliar o que sabemos a respeito de cada situação para que se faça uma análise mais assertiva antes de tomar providências a respeito.

E a observação te dá um respaldo melhor neste quesito.

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Reflexão:

- Quando alguém reclama de algo, você costuma verificar a situação de perto?

-Você ouve os dois lados de um conflito independente do cargo que as pessoas envolvidas ocupam?

-Costuma observar quando possível, as equipes, líderes, mudanças e situações antes mesmo que alguém o informe de algo?

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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Relatos

-Trabalho tem uns dois anos na empresa, fiz faculdade de gestão de pessoas e logo em seguida a empresa abriu uma vaga para o RH. Eu informei que queria participar da seleção visto que já tenho tempo de empresa e tenho a formação necessária para desempenhar a função, porém não passei no processo e contrataram uma pessoa de fora formada em psicologia, com pouca experiência. O que está acontecendo, por que não me deram oportunidade de crescimento na empresa?

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-Eu trabalhava na empresa num outro setor e passado uns oito meses, surgiu uma oportunidade incrível pra mim... Era para auxiliar de RH, gostei muito, porém a gerente do RH não me passava as atividades do cargo, eu pedia e ela só me dava papéis para organizar, cópias e coisinhas simples para fazer, nada mais aprofundado. Acabei desanimando e como a relação estava em atrito, era muita desconfiança eu acho, daí acabei pedindo para sair da empresa.

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-Eu já trabalho como auxiliar de RH faz uns três anos e na hora em que a gerente do RH saiu, acreditei que o normal seria me promover e contratar outra auxiliar de RH, visto que já sei fazer algumas atividades e conheço tudo da empresa. Mas para minha surpresa contrataram uma pessoa de fora para gerente de RH e eu permaneci no cargo super desanimada com a falta de reconhecimento da empresa.

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Importância:

Imagina que você é o diretor da empresa e precisa de um RH.

Está procurando alguém no qual se sinta a vontade para falar a respeito de algumas questões internas e até mesmo alguém que o auxilie na tomada de decisões difíceis quanto a permanência ou não de um colaborador por exemplo.

Sendo assim, pergunto?

Obs: Todas essas pessoas trabalham na empresa e estão dentro do perfil de conhecimento e possuem alguma das habilidades necessárias, porém:

-Está sempre envolvido em brigas entre colaboradores.

-Gosta de espalhar as notícias internas (seja boa ou ruim) pela empresa.

-Trata mal quem não gosta.

-Não se dá bem com a diretoria ou a liderança, prefere se manter distante.

-Discute por qualquer coisa.

-Vive querendo saber de assuntos alheios ao seu interesse.

Pronto, agora decida quem dessas pessoas você promove?

Provavelmente vai me dizer assim:

Não, melhor procurar alguém de fora...

Embora tenham conhecimento já sabemos que não dá de confiar devido ao comportamento que já demonstraram.

Seria até mais fácil promover alguém que já conheço, mas com esse comportamento não.

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No site Wikipédia, encontrei algumas definições interessantes:

Confiança é o resultado do conhecimento sobre alguém. Quanto mais informações sobre quem necessitamos confiar, melhor formamos um conceito positivo sobre a pessoa.

Confiança é previsibilidade do comportamento.

O grau de confiança entre duas pessoas ou mais, é determinado pela capacidade que elas têm de prever o comportamento uma da outra,

Tem como base experiências passadas que formam um padrão esperado, valores compartilhados percebidos como compatíveis.

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Reflexão:

- Como você passa confiança para as pessoas ao seu redor?

-Qual é o seu comportamento na empresa?

Até mais,

~ Claudia Camargo ~

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